Politique de confidentialité

1. Qui est responsable, et de quoi

RELAI est exploité personnellement au Québec par Rayan Ladhari, travailleur autonome exerçant ses activités sous le nom RELAI. RELAI n’est pas constituée en société et ne possède pas encore de numéro d’entreprise du Québec.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Rayan Ladhari, propriétaire et exploitant de RELAI. Toute demande relative à la vie privée peut être adressée à bonjour@monrelai.com.

Deux rôles distincts se superposent dans RELAI, et les confondre mène à des réponses fausses. Pour les renseignements d’un prospect — la personne qui remplit le formulaire d’une entreprise — c’est l’entreprise utilisatrice qui décide de la collecte et des finalités ; RELAI les traite pour son compte. Pour les renseignements des personnes qui utilisent RELAI — propriétaires, membres, personnes invitées — c’est RELAI qui est responsable.

2. Portée de cette politique

Les espaces d’entreprise peuvent contenir des renseignements de clients et de prospects; cette politique encadre leur traitement. Le paiement est saisi chez Stripe : RELAI ne voit ni ne conserve les renseignements de carte. Les exemples et espaces de démonstration, clairement identifiés comme tels, ne doivent recevoir que des renseignements fictifs.

Cette politique couvre RELAI lui-même. Elle ne remplace pas celle de l’entreprise qui utilise RELAI : une entreprise qui recueille de vrais renseignements de prospects demeure tenue de publier sa propre politique, adaptée à ses activités.

3. Renseignements recueillis

Quand une personne remplit le formulaire public d’une entreprise :

• son prénom, son nom, son adresse courriel, son numéro de téléphone et, si elle le fournit, le nom de son entreprise ;
• le service demandé, la description du besoin, le niveau d’urgence, le moment préféré et la méthode de contact préférée ;
• le consentement permettant de répondre à la demande et, séparément, le consentement aux communications promotionnelles, chacun conservé avec sa date ;
• les paramètres de campagne présents dans le lien d’arrivée, lorsqu’il y en a.

Ce que l’entreprise ajoute ensuite dans son espace :

• les notes, tâches, relances et activités liées à la demande ;
• la personne responsable du suivi, le statut et la priorité ;
• l’issue commerciale — gagnée, perdue ou sans suite — avec sa date et, facultativement, un montant déclaré.

Le registre d’opposition au contact conserve l’adresse courriel ou le numéro de téléphone sous forme normalisée, le canal visé, la date et le motif s’il est précisé. Aucun contenu de message n’y est conservé.

Pour les personnes qui utilisent RELAI : leur nom, leur adresse courriel, leur rôle, leur appartenance à un espace, les invitations émises ou acceptées, les réponses fournies à l’inscription, et un journal des actions administratives.

Pour la connexion : lorsqu’une personne demande un lien d’accès, RELAI conserve l’empreinte à sens unique du lien — jamais le lien lui-même —, l’adresse à laquelle il a été envoyé, sa date d’expiration et le moment où il a servi. Une fois la session ouverte, seule l’empreinte de son identifiant est conservée, avec sa date de fin et, le cas échéant, sa révocation. Ces empreintes sont effacées de fait dès qu’elles expirent : elles n’ouvrent plus rien.

Pour les courriels envoyés par RELAI : le destinataire, l’objet, le corps du message et son état de livraison. Les événements rapportés par le fournisseur de courriel sont conservés sous forme d’empreinte plutôt qu’en clair.

RELAI ne demande aucun renseignement sensible : ni date de naissance, ni numéro d’assurance sociale, ni renseignement de santé, ni donnée bancaire. Les renseignements de carte sont saisis directement chez Stripe et ne transitent pas par RELAI.

4. Ce que RELAI ne fait pas

Les mesures ci-dessous décrivent le fonctionnement de RELAI. Des vérifications techniques contrôlent notamment les sessions, les autorisations et la séparation des espaces d’entreprise.

• Un seul témoin, celui qui vous garde connecté. Lorsque vous ouvrez votre espace avec un lien reçu par courriel, RELAI dépose un témoin, ou cookie, qui ne contient qu’un identifiant aléatoire — ni votre nom, ni votre adresse, ni votre entreprise, ni vos droits : tout cela est relu sur le serveur à chaque requête. Il n’est lisible que par le serveur, ne suit aucune navigation en dehors de RELAI, et se déclare le temps de votre session. Vous déconnecter le supprime et rend l’identifiant inutilisable. Aucun autre témoin n’est déposé sur votre appareil, et aucun n’est utilisé pour de la mesure ou de la publicité. La console d’administration de RELAI possède le sien, de même nature et soumis aux mêmes règles; il n’est jamais déposé chez une entreprise cliente ni chez une personne qui remplit un formulaire.
• Aucune donnée d’entreprise gardée dans votre navigateur. Aucune demande, aucun renseignement de prospect, aucun contenu métier n’est enregistré sur votre appareil : ni stockage local, ni stockage de session, ni base de données côté navigateur. Si vous installez RELAI comme application, le navigateur conserve en cache uniquement les fichiers techniques dont elle a besoin — la page hors ligne, le manifeste et les icônes. Ces fichiers sont publics, identiques pour tout le monde et ne dépendent d’aucune session. Les pages de l’application et les réponses du serveur, elles, ne sont jamais mises en cache : hors réseau, RELAI affiche une page hors ligne fixe plutôt qu’une copie de vos données.
• Aucun traceur, aucune mesure d’audience. Aucune balise publicitaire, aucun outil d’analytique tiers. Aucune police n’est chargée depuis un service externe : l’affichage utilise les polices déjà présentes sur votre appareil, donc aucune requête n’est faite à un fournisseur de polices.
• Aucune adresse IP conservée en clair. Pour limiter les abus, RELAI calcule une empreinte à sens unique à partir de l’adresse et du navigateur, puis ne conserve que cette empreinte. Elle ne permet pas de retrouver l’adresse d’origine.
• Aucun message texte, aucun appel. RELAI n’a de compte chez aucun fournisseur de messagerie texte. Lorsque RELAI prépare un message, c’est la personne elle-même qui l’envoie depuis son propre appareil : le message ne passe pas par RELAI et son contenu n’y est pas conservé.
• Aucun renseignement de carte ne passe par RELAI. Le paiement s’effectue entièrement sur une page de Stripe : votre numéro de carte, sa date d’expiration et son code de sécurité sont saisis chez Stripe et ne traversent jamais RELAI. Aucune de ces valeurs n’existe dans le code de RELAI, ni dans sa base de données.
• Aucune vente, aucune location, aucun partage publicitaire de renseignements personnels.
• Aucune indexation. Chaque page est servie avec une consigne de non-indexation, et le fichier d’exploration interdit l’ensemble du site aux moteurs de recherche. Les pages privées sont de plus servies sans mise en cache.

5. Pourquoi ils sont recueillis

• acheminer une demande de service à la bonne entreprise et lui permettre d’y donner suite ;
• permettre à cette entreprise d’organiser son suivi : responsable, statut, relance, issue ;
• respecter une opposition au contact ;
• envoyer les courriels nécessaires au traitement d’une demande, et les courriels promotionnels uniquement si la personne y a consenti ;
• mesurer le délai entre l’arrivée d’une demande et le premier contact enregistré dans RELAI ;
• prévenir la fraude et l’abus, au moyen de limites de débit et de protections contre les soumissions automatisées ;
• tenir un journal d’audit des actions administratives ;
• répondre aux demandes relatives à la vie privée.

La mesure du délai ne porte que sur les contacts enregistrés dans RELAI. Un appel passé directement depuis un téléphone n’y figure pas : le chiffre est un plancher, et l’écran qui l’affiche le dit.

Ces renseignements ne servent à aucune autre fin sans un nouveau consentement.

6. Consentements, et comment les retirer

Deux consentements distincts sont recueillis, et ils ne sont jamais confondus. Le premier permet à l’entreprise de répondre à la demande. Le second, facultatif, autorise les communications promotionnelles ; le refuser n’a aucun effet sur la demande. Aucun des deux n’est précoché.

Chaque courriel promotionnel porte un lien de désabonnement. Ce lien s’appuie sur un jeton à usage unique, conservé sous forme d’empreinte et assorti d’une date d’expiration. Le désabonnement inscrit l’adresse sur une liste de suppression propre à l’entreprise, et les envois promotionnels vers cette adresse cessent.

Une opposition exprimée ailleurs que dans RELAI — par exemple un « STOP » envoyé au téléphone personnel du propriétaire — est invisible pour RELAI. L’entreprise peut alors l’inscrire elle-même au registre d’opposition : RELAI cesse aussitôt de proposer de contacter cette personne, tout en gardant la demande visible avec une mention datée. On cesse de proposer, on ne cache pas.

Le consentement tacite qui naît d’une demande d’information a une durée limitée par la loi canadienne anti-pourriel : six mois à compter de la demande. Cette loi vise le message, et non l’appareil : envoyer depuis un téléphone personnel ne dispense de rien.

7. Qui peut y accéder

L’accès est cloisonné par entreprise, sur chaque lecture comme sur chaque écriture. Une entreprise ne voit que ses propres demandes. À l’intérieur d’un espace, ce que voit une personne dépend de son rôle : un accès restreint ne donne pas la vue d’un propriétaire.

L’administration de la plateforme n’a accès ni au contenu des demandes, ni aux fiches de prospects. Elle administre les comptes, les forfaits et l’état des services. Cette limite est la vérification la plus importante de chaque passe de tests.

8. Fournisseurs et traitement hors Québec

• Hébergement et base de données — la plateforme s’exécute sur le réseau de Cloudflare, qui héberge aussi la base de données.
• Envoi de courriels — Resend. L’envoi n’est actif que si une clé, un secret de rappel, une adresse d’expédition valide et un domaine vérifié sont tous configurés ; à défaut, aucun courriel ne part.
• Facturation — Stripe. Le paiement est saisi et traité chez Stripe ; RELAI conserve seulement l’identifiant du client et de l’abonnement, jamais un renseignement de carte.
• Connexion — les personnes qui utilisent un espace d’entreprise reçoivent par courriel un lien d’accès à usage limité. Le lien expire après 15 minutes et la session après 14 jours. La passerelle ChatGPT est réservée au poste d’administration interne de la plateforme.
• Instagram et Zernio — lorsqu’une entreprise connecte son compte Instagram professionnel, Zernio gère les autorisations auprès de Meta et transmet les nouveaux messages à RELAI. RELAI conserve les identifiants de connexion et les messages reçus, chiffrés, afin de créer les demandes et leur suivi. Zernio peut récupérer un historique dans sa propre boîte; RELAI ne reprend pas cet historique pour créer des demandes. Ces fournisseurs traitent les renseignements selon leurs propres modalités. L’entreprise peut arrêter la réception dans ses intégrations; la page de suppression des données explique comment demander leur effacement. Les connexions directes Facebook et Messenger demeurent soumises à leur disponibilité et aux autorisations de Meta.

Ces fournisseurs sont établis hors du Québec et peuvent traiter ou conserver des renseignements ailleurs, notamment aux États-Unis. Le droit local peut y permettre à des autorités d’y accéder. RELAI limite au strict nécessaire ce qui leur est transmis, et ne leur confie aucune donnée pour leurs propres fins.

9. Conservation et suppression

RELAI n’applique aucune suppression automatique à ce jour. Le calendrier suivant est donc appliqué manuellement et revu au moins une fois par année :

• les demandes, notes, tâches et relances sont conservées pendant leur traitement et tant qu’elles sont nécessaires aux fins déclarées ; à la fermeture d’un espace, elles sont supprimées au plus tard 30 jours après la période accordée pour les récupérer ;
• les renseignements de compte et de configuration sont conservés pendant que l’espace est actif, puis pendant au plus 30 jours après sa fermeture ;
• les événements de livraison, alertes et journaux techniques sont conservés pendant au plus 12 mois, sauf obligation légale contraire ;
• les liens de connexion expirent après 15 minutes et les sessions après 14 jours ; les enregistrements expirés sont examinés chaque trimestre et supprimés au plus tard 90 jours après leur expiration ;
• les oppositions au contact et désabonnements sont conservés tant que l’espace est actif et aussi longtemps que nécessaire pour éviter un nouveau contact ;
• le registre des incidents de confidentialité est conservé pendant au moins cinq ans.

Une entreprise peut retirer elle-même une inscription au registre d’opposition, l’accès d’un membre de son équipe et les données fictives d’un espace de démonstration. Pour obtenir la suppression complète d’une demande ou d’un espace, elle doit écrire à bonjour@monrelai.com. RELAI vérifie l’identité et l’autorité de la personne avant d’exécuter la demande.

Pour les renseignements liés à Facebook, Messenger ou Instagram, la marche à suivre — ce qui est supprimé, ce qui subsiste et comment obtenir une confirmation — est détaillée sur la page Suppression des données.

Deux éléments subsistent volontairement après une suppression. Le journal d’audit conserve qu’une action a eu lieu, par qui et quand, sans conserver le contenu supprimé. La liste de suppression des courriels est conservée elle aussi : l’effacer ferait perdre la trace d’un désabonnement et exposerait la personne à être recontactée.

10. Sécurité et incidents

Les mesures suivantes sont en place :

• cloisonnement par entreprise sur chaque lecture et chaque écriture, et contrôle des rôles et des permissions ;
• chiffrement des jetons d’accès externes avant leur conservation ;
• empreintes à sens unique plutôt que valeurs en clair pour l’adresse IP, les jetons de désabonnement et les charges utiles reçues des fournisseurs ;
• limites de débit sur tous les points d’entrée publics ;
• délai minimal avant l’envoi d’un formulaire et champ piège contre les soumissions automatisées ;
• taille des requêtes plafonnée, et refus des requêtes dont l’origine ne correspond pas au site ;
• en-têtes de sécurité : insertion dans un cadre tiers refusée, détection de type désactivée, référent restreint, caméra, micro, géolocalisation et interface de paiement refusés ;
• pages privées servies sans mise en cache et jamais indexées ;
• journal d’audit des actions administratives.

Aucune mesure ne garantit une protection absolue, et cette politique ne prétend pas le contraire.

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, RELAI s’engage à en aviser sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, et à tenir le registre des incidents exigé par la loi.

11. Décisions automatisées et intelligence artificielle

RELAI ordonne les demandes par urgence, selon une règle déterministe écrite dans le code, testée, et identique pour tout le monde. Cette règle ne produit aucune décision juridique ni aucun effet comparable sur une personne : elle ordonne un écran de travail. Elle ne tient jamais compte du montant d’une vente conclue, cette donnée n’existant qu’après la conclusion.

Les fonctions d’intelligence artificielle sont désactivées dans le code, par un réglage fixé en dur et non modifiable depuis l’interface. Aucun fournisseur d’IA n’est appelé, aucune clé n’est utilisée, et aucune donnée de prospect, note, adresse ou conversation ne lui est transmise. Les réactiver exigerait une décision explicite, une nouvelle vérification de sécurité et un déploiement distinct.

12. Vos droits, et comment les exercer

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements détenus à votre sujet ;
• leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• le retrait d’un consentement, en tout temps ;
• la cessation de la diffusion d’un renseignement ou sa désindexation, dans les cas prévus par la loi ;
• la portabilité : recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé les renseignements informatisés que vous avez fournis ;
• la suppression des renseignements dont la finalité est accomplie.

Où adresser la demande. Si elle porte sur une demande de service faite à une entreprise, c’est cette entreprise qui décide : adressez-vous d’abord à elle, RELAI l’assiste. Pour tout le reste, ou si l’entreprise ne donne pas suite, écrivez à bonjour@monrelai.com.

Une vérification raisonnable de votre identité peut être exigée avant qu’une suite soit donnée. Une réponse vous sera transmise dans les 30 jours de la demande. Si elle ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

13. Modifications

Cette politique est mise à jour lorsque les pratiques ou les exigences applicables changent. La date de la dernière mise à jour figure au début du document, et une modification importante est rendue visible sur cette page avant son entrée en vigueur.